A nagy- és kisvállalatok számára egy kifejezetten fontos dolog, hogy mindig megfelelő naprakész információkkal tudjanak dolgozni. Ezekben nagy segítséget nyújthat egy vagy akár több ügyviteli szoftver. Mielőtt azonban dolgozni tudnánk, kiemelkedő figyelmet kell fordítani az ideális mennyiségű és egyben megbízható adatok beszerzésére.
Ezeket nem szabad hanyagolni, és mindig alaposan be kell gyűjteni. Az ügyviteli szoftver akkor tud megfelelő előrejelzést vagy számítást végezni, amennyiben nincsenek hiányok a rendszerben az adatok tekintetében. Fontos dolog még, hogy amennyiben cégünk már régóta működik, akkor visszamenőleg is, olykor még papírra lerögzített információkat ideálisan tudjuk archiválni.
Több olyan ügyviteli szoftver létezik, amely segítségünkre lehet ebben, és a papírt olyan digitális formában tudjuk elraktározni, ami megmenti az enyészettől. A régi adatok is igazán jól jöhetnek, főként olyankor, amikor egy csoportra kiélezett reklámkampányt akarunk indítani, és szükséges tudnunk, hogy kiket érdemes megcéloznunk, a siker elérése érdekében.